Règlement général sur la protection des données

À compter du 25 mai 2018, date de l’entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données, toutes les entreprises ou organismes opérant dans l’UE, indépendamment de leur lieu d’établissement, devront suivre un ensemble de règles relatives à la protection des données.

Le renforcement des règles relatives à la protection des données signifie que :

• les citoyens auront un meilleur contrôle de leurs données à caractère personnel
• les entreprises bénéficieront de conditions de concurrence équitables

Déclaration de confidentialité

Introduction

AJILE – Propriétaire et responsable du site internet new.ajile.org, y compris les pages et sous-domaines – attache beaucoup d’importance au respect de votre vie privée.

Si AJILE collecte des données personnelles à votre sujet (via le site Internet, un autre média ou lors de ses activités, services et formations), leur traitement se fera toujours conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel ainsi qu’au Règlement Général sur la protection des données, entré en vigueur le 25 mai 2018 (consultables via www.privacycommission.be). Cette collecte de données ainsi que leur traitement se fera toujours en transparence totale avec nos usagers, de manière pertinente et strictement limitée à l’objectif poursuivi, lui-même déterminé, pertinent et légal.

Par cette déclaration de confidentialité, AJILE vous informe quant à la façon dont sont gérées les données personnelles que vous nous communiquez. Cette déclaration de confidentialité expose entre autres qui est responsable du traitement des données personnelles, de quelle façon les données personnelles sont traitées, ce que AJILE fait avec les données et la façon dont vous pouvez exercer un contrôle sur celles-ci.

Si vous souhaitez des informations ou explications complémentaires sur cette Déclaration de confidentialité ou sur notre politique de confidentialité en général, nous vous prions de contacter directement le responsable du traitement des données personnelles d’AJILE à l’adresse : secretariat@ajile.org

Dénomination : AJILE ASBL

Siège social : 14 Rue du Moniteur à 1000 Bruxelles.

Numéro d’entreprise : 413.103.501

Nous sommes en conséquence votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle (par exemple la Commission de la protection de la vie privée) pour toute question relative à l’utilisation de vos données par AJILE.

Collecte et traitement des données

On entend par traitement de données, toute opération sur vos données à caractère personnel. La notion de traitement couvre entre autres tous les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que l’archivage, l’effacement ou la destruction.

Toutes les données personnelles qui sont collectées sont uniquement utilisées conformément aux principes et modalités stipulés dans la présente Déclaration de confidentialité.

Afin de pouvoir obtenir des renseignements ou participer à certains services ou certaines activités proposés par AJILE ASBL, vous devez, le cas échéant, nous fournir certaines données personnelles, comme, par exemple, vos nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, raison sociale, adresse.

Les données personnelles sont collectées sur la base de formulaires électroniques à remplir, courriels, contact téléphonique ou par voie orale, en nos locaux. Elles sont traitées sur un espace de stockage sécurisé et, si les besoins du service le requièrent, sont transmises au personnel d’AJILE responsable de l’activité, du service ou de la formation nécessitant leur traitement ainsi que tout autre partenaire pertinent, selon les modalités exprimées ci-dessous.

Les données collectées par AJILE sont communiquées volontairement par vos soins. Vous n’êtes aucunement tenu de fournir ces données. Le personnel d’AJILE en charge du traitement de vos données est lui-même tenu à une stricte confidentialité, tant en vertu de la législation en matière de protection des données qu’en vertu des règlements internes, de la déontologie et du secret professionnel.

La communication de certaines données personnelles peut toutefois s’avérer indispensable au fonctionnement de certains services, formation ou activité dont la participation est toujours libre. Dans ce cas, nous vous demanderons votre accord formel. L’éventuelle communication d’autres données personnelles est facultative et indépendante de l’utilisation de nos services.

Objectifs du traitement

1. Traitement général des données

Les données personnelles collectées sont uniquement traitées par AJILE à l’une ou à plusieurs des fins suivantes :

• l’inscription et la participation à des activités ou formations proposées, comme :

– la réception de lettres d’information électroniques ;

– l’inscription et la facturation concernant des formations et d’autres activités ;

– l’établissement de listes de présence pour les participants à des formations et d’autres activités ;

• permettre à AJILE et/ou à ses partenaires associatifs de vous contacter concernant les services proposés ou concernant des services ultérieurs ou complémentaires ;
• traiter les questions et y répondre ;
• analyser et améliorer le contenu et la qualité des services proposés ;
• pouvoir vous envoyer des messages personnels concernant les activités ou services proposés par AJILE et/ou ses partenaires associatifs. (AJILE vous envoie uniquement des messages personnels si vous en avez donné l’autorisation en fournissant vos données personnelles à cette fin ou si vous remplissez certaines conditions conformément aux directives de la loi sur la vie privée, comme entre autres la participation à une activité ou un service similaire dans un passé proche. Via la possibilité d’opt-out dans chaque e-mail, vous pouvez indiquer que vous ne voulez plus recevoir de messages personnels à l’adresse e-mail concernée. Vous pouvez également retirer votre autorisation à tout moment en adressant votre requête par e-mail à secretariat@ajile.org ou par courrier à AJILE ASBL, 14 rue du Moniteur à 1000 Bruxelles);
• objectifs de recherche et statistiques, via l’établissement de profils collectifs. (de nouvelles données personnelles peuvent aussi être jointes à des données traitées antérieurement – par exemple des renseignements sur des formations, services ou activités suivis antérieurement – en vue d’adapter au mieux nos prestations de services).

2. Cas spécifiques de traitement des données

• Données personnelles transmises dans le cadre de la justification des subsides.

Lorsqu’un pouvoir subsidiant exige l’envoi de certaines données à caractère personnel, il doit envoyer une requête d’autorisation à la Commission de la Vie privée. La demande doit expliquer la base légale de l’envoi, l’exploitation des données et la manière de collecter ces données.

Transmission à des tiers

Vos données personnelles ne sont pas transmises à des tiers sans votre autorisation, ce à l’exception de tiers dont AJILE dépend pour l’utilisation de services auxquels vous participez librement. Ces tiers sont cités ci-dessus. Ils reçoivent uniquement les données personnelles dont ils ont besoin pour l’exécution des missions qui leur ont été assignées. Ils ne sont pas autorisés à utiliser vos données à d’autres fins sans votre consentement préalable ni à les publier.

Conformément à la législation et à la réglementation applicables, nous pouvons également être contraints de transmettre des données personnelles à la police, à la justice et à d’autres instances désignées par la loi ou à ces mêmes instances si nous le jugeons nécessaire pour la protection de nos droits.

En aucun cas, vos données personnelles ne seront louées ou vendues à des tiers.

Accès à vos données personnelles et correction de celles-ci

Vous avez en permanence la possibilité de vérifier – gratuitement – l’état de vos données personnelles collectées et traitées par AJILE, en nous envoyant un e-mail à ce sujet via secretariat@ajile.org ou en nous adressant un courrier à l’adresse suivante :

AJILE ASBL, 14 rue du Moniteur à 1000 Bruxelles.

Une fois qu’AJILE a pu contrôler et s’assurer de votre identité, il vous communiquera cet état.

Vous pouvez notamment nous demander :

• si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
• dans quels buts nous les traitons ;
• quelles catégories de données sont traitées ;
• à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
• l’origine des données traitées ;
• quelle est la logique derrière le traitement automatisé de certaines de vos données à caractère personnel.

En cas d’erreur, d’inexactitude ou de lacunes concernant vos données personnelles, vous pouvez à tout moment nous demander de corriger ou de modifier ces renseignements.

Suppression de vos données personnelles

Si vous souhaitez que vos données personnelles soient supprimées de nos fichiers de données, il suffit de nous contacter par e-mail (secretariat@ajile.org) ou par courrier (AJILE ASBL, 14 rue du Moniteur à 1000 Bruxelles).

Nous nous engageons, après contrôle de votre identité, à procéder le plus vite possible à cette suppression, sauf des données devant être conservées en vertu de la loi ou en vertu d’un contrat.

Conservation de vos données dans le temps

Les données sont conservées sous une forme qui permet d’identifier les personnes concernées pendant une durée qui ne dépasse pas la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données sont traitées (suppression au plus tard 3 ans après leur dernière utilisation).

Les données anonymisées seront conservées pour une durée plus longue à des fins d’archive, dans l’intérêt public, de recherche historique ou scientifique, ou à des finalités statistiques.

Ce traitement se fait en conformité avec l’article 89 du RGPD.

Médias sociaux

Nous proposons des contacts via certains fournisseurs de médias sociaux comme Facebook. Si vous utilisez ces outils, vous partagez certaines données personnelles avec vos amis et avec les fournisseurs de ces plateformes de médias sociaux. Ces activités, dans le cadre desquelles des données sont échangées, sont soumises à la politique de confidentialité du fournisseur concerné. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter les sites Internet des plateformes de médias sociaux en question. Vous comprenez et acceptez que le partage de données via de telles plateformes relève entièrement de votre propre responsabilité et qu’AJILE ne peut d’aucune façon être tenue responsable en la matière.

Fichiers de journalisation / Cookies

AJILE ASBL peut également collecter les données suivantes lorsque vous visitez ce site web votre adresse IP : votre navigateur et votre système d’exploitation, le site web externe qui vous a transféré jusqu’au présent site web, les pages que vous avez visitées sur le présent site web et la date et l’heure auxquelles vous avez visité chaque page. Ces informations ne sont collectées qu’à des fins statistiques et afin de continuer à améliorer ce site web.

Un cookie est un fichier texte placé sur votre disque dur par un serveur de pages web. Nous utilisons Google Analytics et Search Console. Le premier service de Google nous fournit des informations anonymes et purement statistiques (nombre de visites sur le site, nombre de pages vues, activités des visiteurs et fréquence). Le second améliore le référencement du site.

Liens

Vous pourriez être amené à quitter notre site web en cliquant sur certains liens présents sur notre site. Nous n’assumons aucune responsabilité quant aux pratiques de confidentialité exercées par ces autres sites et vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité.

Autorisation et modifications

Par la simple communication de vos données, vous déclarez accepter notre politique de confidentialité telle qu’exposée dans la présente Déclaration de confidentialité.

Dans un monde qui change et où les technologies évoluent, cette déclaration de confidentialité peut être sujette à modifications. Nous vous invitons à consulter la dernière version en ligne de cette déclaration et nous vous informerons via le site internet ou par les autres canaux de communication habituels de toute modification.

Intégrité technique

Bien qu’aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique ne soit sûre à 100 %, vos données personnelles sont conservées et traitées de manière raisonnable, dans un souci de sécurité et de confidentialité par des mesures techniques et d’organisation appropriées.

Par exemple, nous stockons les données que vous nous fournissez sur des espaces de stockage dont l’accès est limité.